Zuletzt aktualisiert: 24. September 2026
Behörden-, Hochschul- und Bewerbungsportale prüfen eine Datei fast immer auf dieselben vier Punkte: ihre Größe in Bytes, ihren Dateityp, bei Bildern ihre Abmessungen in Pixeln und manchmal ihren Namen. Welcher Punkt nicht gepasst hat, verrät die Fehlermeldung selten – „ungültige Datei“ kann alles davon bedeuten. Prüfen Sie deshalb alle vier, bevor Sie es erneut versuchen.
Ein Kilobyte kann 1.000 Bytes oder 1.024 Bytes bedeuten, und beides ist im Alltag gebräuchlich. Ein Limit von „100 KB“ liegt also entweder bei 100.000 oder bei 102.400 Bytes – je nachdem, wie das Portal programmiert wurde. Welche Variante gemeint ist, steht meist nirgends.
Ihr eigener Computer macht es nicht einfacher. Der Windows-Explorer rechnet in Schritten von 1.024, schreibt aber trotzdem „KB“; ein Mac rechnet in Tausendern. Ein Foto mit 101.000 Bytes erscheint unter Windows als rund 99 KB – auf Ihrem Bildschirm also unter dem Limit, bei einem Portal, das in Tausendern zählt, aber darüber.
Sicher ist, unter der kleineren Zahl zu bleiben. Wenn Sie in den Kompressoren dieser Website 100 KB eingeben, ist das Ziel 100.000 Bytes – das Ergebnis passt also, egal wie das Portal zählt. Steht dort „maximal 100 KB“, zielen Sie lieber ein paar Kilobyte darunter, statt genau auf der Grenze zu landen.
Wer foto.heic in foto.jpg umbenennt, ändert an der Datei nichts. Viele Portale lesen die ersten Bytes der Datei statt ihres Namens und lehnen sie dann ab – oder sie nehmen sie an, können sie der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter aber nicht anzeigen.
JPG und JPEG sind dasselbe Format, nur zwei Schreibweisen; ein Portal, das das eine verlangt, akzeptiert auch das andere. HEIC ist etwas anderes: Das ist das Standardformat von iPhones, und viele Portale und ältere Windows-Rechner können es nicht öffnen. Wandeln Sie es sauber um mit HEIC in JPG, oder stellen Sie das iPhone für künftige Fotos um: unter Einstellungen › Kamera › Formate › Maximale Kompatibilität.
Bei Dokumenten heißt „nur PDF“ ein echtes PDF. Ein als JPG gespeichertes Foto einer Seite wird stattdessen nicht angenommen; JPG in PDF macht aus einem oder mehreren Fotos ein einziges PDF.
Vorgaben für Fotos stehen oft in Millimetern, weil sie aus der Zeit gedruckter Passbilder stammen – 35 × 45 mm ist das häufigste Maß. Ein hochgeladenes Bild wird dagegen in Pixeln gemessen. Die Brücke zwischen beidem ist die DPI-Zahl (Punkte pro Zoll): Pixel = Millimeter ÷ 25,4 × DPI. Bei 300 DPI sind 35 × 45 mm also 413 × 531 Pixel.
Die in einer Datei gespeicherte DPI-Zahl zu ändern, bewirkt für sich allein nichts: Ein Bild mit 800 Pixeln Breite bleibt 800 Pixel breit. Verlangt ein Portal eine Mindest- oder Höchstgröße in Pixeln, muss das Bild selbst skaliert werden. Und verlangt es ein bestimmtes Seitenverhältnis – quadratisch oder 35 zu 45 –, muss es darauf zugeschnitten und nicht gestreckt werden. Sonst wirkt das Gesicht verzerrt, und das Foto wird von einem Menschen abgelehnt, selbst wenn die Software es durchlässt.
Für Visa- und Passfotos kennt der Visafoto-Generator die Vorgaben zu Pixeln, Dateigröße und Seitenverhältnis für jedes aufgeführte Zielland – jeweils mit dem Datum, an dem die Regel zuletzt mit der offiziellen Quelle abgeglichen wurde.
Die Reihenfolge ist entscheidend. Jeder Schritt spart Bytes, ohne etwas anzutasten, worauf das Portal achtet – und erst der letzte ist überhaupt sichtbar:
Ein PDF, das aus einem Word-Dokument erzeugt wurde, ist meist klein, weil die Buchstaben als Text gespeichert sind. Ein PDF aus eingescanntem oder abfotografiertem Papier besteht dagegen aus Bildern – und Bilder machen ein PDF groß.
Für gedruckte Dokumente reichen 150 bis 200 DPI, um bequem lesen zu können, und eine Schwarz-Weiß-Seite muss nicht in Farbe gescannt werden. Bietet ein Portal mehrere Upload-Felder, ist ein Dokument pro Feld oft leichter unterzubringen als alles in einer Datei. PDF komprimieren arbeitet mit einer Zielgröße, und PDF teilen zerlegt eine lange Datei in Teile.
Felder für Unterschriften sind meist am strengsten – manche indischen Prüfungs- und Bankportale verlangen ein JPG mit 10 bis 20 KB. Unterschreiben Sie mit dunkler Tinte auf weißem, unliniertem Papier, fotografieren Sie bei Tageslicht ohne Schatten, schneiden Sie eng um die Unterschrift zu und verkleinern Sie sie dann. Unterschrift verkleinern übernimmt die letzten beiden Schritte in der Größe, die diese Portale verlangen.
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